Comment choisir sa plateforme de site web d’organisation d’événements ?

Choisir son site web evenementiel, son site web de gestion des inscriptions à un événement, c'est choisir des fonctionnalités adaptées au projet.

SITE WEB EVENEMENTIEL ET SOLUTIONS DIGITALES

Choisir une solution en self service ou la création sur mesure ? 

L'objectif N°1 du site web événementiel est de répondre à 100% aux besoins et attentes de tous les clients corporate ou particulier en amont d'un événement.

 

Le site web événementiel sert à 

  • Faciliter la gestion des inscription des participants à un événement.
  • Faire face à des demandes complexes d'options en nombre et personnalisé
  • Améliorer l'expérience client.
  • Améliorer son information.
  • Faciliter la communication.
  • Automatiser les messages
  • Eviter les erreurs 

UN SITE WEB EVENEMENTIEL EST UNE SOLUTION DIGITALE DANS UNE STRATEGIE GLOBALE DE COMMUNICATION

La digitalisation de certaines tâches permet d'optimiser le temps de préparation et la logistique d'un événement.

Un site web d’inscription à un événement permet :

  • Une inscription en ligne 24/7,
  • D'éviter les erreurs, de repérer les doublons d'inscription,
  • Une inscription sécurisée, sélective selon les adresses mails par exemple,
  • De vérifier certains détails et informations liées aux participants (en toute confidentialité),
  • De collecter des informations de confort et les desideratas spécifiques des participants,
  • D’obtenir une multitude d’informations utiles à la gestion des flux, de la restauration et de l’hébergement,
  • De répondre aux questions des participants en différentes langues et à tout moment,
  • De rappeler et communiquer toutes les informations utiles,
  • De personnaliser les options pour chaque participants  (menu, chambre individuelle, heure d’arrivée, transfert vers les hôtels…),
  • De proposer des choix complexes et difficiles à gérer autrement,
  • De sonder les participants en toute confidentialité,
  • De faire un point des participations et des No Show à date.

CREATION DE SITE WEB EVENEMENTIEL ET SOLUTION DIGITALE D'INSCRIPTION EVENEMENTIELLE

Comment choisir la solution adéquate ?

Plusieurs solutions existent mais comme pour tout organisateur, plus l’expérience utilisateur est simple plus la collecte des informations est efficace.

Privilégier une solution dédiée sur mesure plutôt qu’une solution standardisée est un choix à déterminer selon la complexité de l'événement et les données à collecter.

Il existe des solutions en self-service d’un abord et d’une utilisation plus ou moins complexe pour des inscriptions simples à un événement.

Si votre site web événementiel est amené à perdurer dans le temps, si vous souhaitez accroître votre notoriété, il vous faudra choisir une solution propriétaire plutôt qu'une solution jetable.

La personnalisation et le respect de votre charte graphique est primordial, alors un site personnalisé pour votre marque ne doit pas être hébergé sur une plateforme en Saas.

Posez-vous les bonnes questions, quelles sont les pré requis, les délais, le coût, les informations utiles, les impératifs, de quelle manière collecter les informations, sous quel format, quelles sont les possibilités techniques. Le mode de diffusion des invitations, les solutions d'e-mailing. Comment éviter les spams, quelles règles respecter.

Si vous n’êtes pas expert en la matière, reposez-vous sur notre expertise transverse, nous sauront vous épauler. Nous sommes une agence digitale possédant une longue expérience dans la communication digitale événementielle.

Voir un site modèle type et responsive

Pour être conseillé n’hésitez pas à nous contacter au 01 56 95 04 04 ou par E-mail ICI

 

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